Custom data validation in Excel in Hindi


Using different functions you can validate text, numbers, duplicates, date entries, etc. in Excel and ensure an error free data entry in a worksheet.

पिछले विडिओ में हमने डेटा वेलिडेशन के बारे में सीखा था । आज हम सीखेंगे कस्टम डेटा वेलिडेशन के बारे में । तो कस्टम डेटा वेलिडेशन क्या होता है और उसका क्या फायदा है? चलिए देखते हैं।
यदि आपका सेल हेडर A1 में Name है तो आप किस तरह का डेटा हेडर की नीचे वाली सेल्स में डालना चाहेंगे ? टेक्स्ट ! अब हम डेटा वेलिडेशन को इस तरह से इस्तेमाल करेंगे कि हम केवल सेल्स में टेक्स्ट ही लिख सकें । इसके लिए हम डेटा मेन्यु पर क्लिक करेंगे और:
  • वेलिडेशन सिलेक्ट करेंगे
  • सेटिंग्स पर क्लिक करेंगे
  • allow: के नीची जो टेक्स्ट बाक्स है उसमे हम तीर पर क्लिक करेंगे और कस्टम सिलेक्ट करेंगे
  • आप नोट करेंगे कि डेटा आइटम के नीचे जो टेक्स्ट बाक्स है उसमे आप कोई डेटा एंटर नहीं कर सकते 
  • उसके नीच वाले फार्मूला टेक्स्ट बाक्स में आप इंटर करेंगे =istext (A4 )
  • ओके पर क्लिक कर दीजिये 
अब आप जब अपनी शीट में सेल A4 में कोई नंबर लिखने की कोशिश करेंगे तो एक्सेल यह करने नहीं देगा । आपने डेटा वेलिडेशन द्वारा सेल A4 में सिर्फ टेक्स्ट डालने की अनुमति कार्यकर्ता को दी है ! आप चाहें तो अब और सेल्स को सिलेक्ट करके उनमे भी यह डेटा वेलिडेशन लागू कर सकते हैं ।
अब आप चाहते हैं कि सेल B4 में और उसके नीचे वालों सेल्स मेंकोई डुप्लीकेट एन्ट्री नहीं की जाये तब भी हम कस्टम डेटा वेलिडेशन इस्तेमाल कर सकते हैं ।
  • वेलिडेशन सिलेक्ट करेंगे
  • सेटिंग्स पर क्लिक करेंगे
  • allow: के नीची जो टेक्स्ट बाक्स है उसमे हम तीर पर क्लिक करेंगे और कस्टम सिलेक्ट करेंगे
  • उसके नीच वाले फार्मूला टेक्स्ट बाक्स में आप इंटर करेंगे =countif($B$4:$B$20,B4)<=1. यह फार्मूला सेल्स B4 से B20 को सिलेक्ट कर लेता है और सेल B4 से कम्पेर करता है और उस सेल में सिर्फ यूनीक (unique) डेटा डालने की इजाजत देता है - डुपलीकेट्स एंट्री होने का चान्स ही नहीं है क्यूंकि हमारा फार्मूला एक तरह की एंट्री सिर्फ एक बार अल्लाओ (allow) करता है <=1 !
आप OK क्लिक करेंगे और अपनी शीट मैं जब वापस आयेंगे और डेटा एंट्री करेंगे तो आप देखेंगे कि आप सेम (same) ID दो बार एंट्री नहीं कर सकते ।

अब हम Date of Joining के नीचे डेट्स की एंट्री इस तरह से करना चाहते हैं कि कोई Saturday या Sunday की एंट्री ना हो। यहाँ भी हम कस्टम डेटा वेलिडेशन इस्तेमाल करेंगे। सेल C4 सिलेक्ट कीजिये और डेटा वेलिडेशन में चले जाई और कस्टम टेक्स्ट बॉक्स में यह फार्मूला लिख दीजिये  =AND(weekday(C4)<>1,weekday(C4)<>7)  : यह फार्मूला एक्सेल को कहता है कि सेल C4 में आप जिस तारीख में Sunday (1) या Saturday (7) होगा उस तारीख की एंट्री नहीं कर सकते। 

कस्टम डेटा वेलिडेशन का अगला इस्तेमाल है अंक डालने में । हम चाहेंगे कि Basic Salary के हेडर के नीचे जो एंट्री हो वह सिर्फ अंकों में हो । हम डेटा वेलिडेशन की खिड़की खोलेंगे और कस्टम टेक्स्ट बाक्स में एंटर करेंगे फार्मूला =isnumber (D4) । यह फार्मूला क्या करेगा ? यह कम्प्यूटर यूज़र को सिर्फ नंबर की एंट्री की इजाजत देगा! आप एक्सेल सेल्स में टेक्स्ट की एंट्री नहीं कर सकते!

Watch this video on YouTube
आप इस विडिओ को यूट्यूब (YouTube)  पर भी देख सकते हैं ।

Custom data validation in Excel in Hindi